La motivation, moteur essentiel de la veille

Les outils de veille, ce n’est pas ce qui manque sur le web. Pratiques, conviviaux, souvent gratuits ou peu coûteux, on les adopte avec plaisir. Le choix des outils est certes un point crucial de la mise en place d’une veille, mais un autre peut-être plus critique encore est la manière dont on va constituer l’équipe de veille… et la motiver.
La motivation est en effet un moteur essentiel au sein d’un projet de veille collaborative. La preuve : certains font de la veille bénévolement, animés par leur curiosité et leur goût du partage, comme les veilleurs de Légothèque, groupe de bibliothécaires engagés dans la lutte contre les stéréotypes. Alors comment (r)allumer cette flamme au sein d’une équipe de veille ? Voici un bouquet d’astuces glanées auprès de professionnels de l’info-com !

Cet article vous sera particulièrement utile si certaines de ces affirmations vous correspondent :

  • votre équipe de veille est encore un projet
  • votre équipe de veille est encore jeune
  • vos collaborateurs n’ont jamais fait de veille collaborative
  • la veille est une activité que vos collaborateurs font en plus de leurs tâches quotidiennes
  • vos veilleurs sont des étudiants

La veille & les veilleurs

1) Avec soin, tes veilleurs tu recruteras

Tout le monde n’a pas la bosse de la veille ! Christophe Doré, consultant formateur en communication écrite et en veille stratégique, est bien placé pour le savoir. Le pire obstacle à une bonne démarche de veille est selon lui l’acuriosité ou le manque de culture générale de certains veilleurs. La culture générale est pour lui moins une érudition qu’une ouverture d’esprit permettant de faire le pont entre des informations et des situations : “La connaissance fine des sujets veillés peut parfois être un avantage, mais présente aussi certains dangers (la certitude de tout connaître qui empêche d’adopter une posture curieuse et d’apprentissage, notamment).” Si vous avez le choix, favorisez donc les profils curieux de tout et ouverts d’esprit.

2) Le plus tôt possible, une dynamique de partage tu lanceras

Vous devez piloter une démarche de veille au sein d’une équipe qui n’en a jamais fait ? Ne tardez pas à montrer l’exemple avant de solliciter les efforts de vos collaborateurs. Voici le conseil de Marina Tymen, consultante en communication de crise et en médias sociaux : en amont du projet, prenez l’initiative d’envoyer des mails à vos collaborateurs dès que vous trouvez une information susceptible de les intéresser. Reconnaissants, ils seront plus enclins à adhérer à la dynamique de partage.

3) L’activité de veille tu valoriseras

La veille est une activité rigoureuse, qui n’est en aucun cas facile et qui nécessite beaucoup de réflexion. Vous le saviez déjà ! Mais qu’en est-il de vos collaborateurs ? N’hésitez pas à valoriser l’activité de veille, aussi bien en rappelant que des compétences de veille sont appréciées sur un CV qu’en explicitant les problématique que soulève la veille. Séverine Amiaux, documentaliste au conseil général de l’Isère, encourage par exemple ses collaborateurs à émettre des critiques sur ses propositions, afin de stimuler la réflexion et faire comprendre que la veille ne va pas de soi.

4) Inlassablement, des formations tu proposeras

Afin d’harmoniser les pratiques et de lever toute incompréhension, une formation s’impose non seulement au début… mais aussi tout au long du projet.
Dominique Genuer, qui a animé une équipe de veille dans une association de professionnels des TIC, nous dévoile sa méthode de formation à distance : “Chaque veilleur avait une mini-formation individuelle à la veille que je faisais par téléphone. Je leur avais précédemment ouvert des comptes et mis à disposition un guide. Ils disposaient aussi de documents que je tenais à jour comme la liste des participants, les mots-clés utilisés, des petits tutoriels. Je vérifiais le travail… et contactais ceux qui semblaient en difficulté. Cette manifestation était toujours la bienvenue et la plupart du temps suivie d’une « piqûre de rappel » sous la forme d’un entretien téléphonique.”
Christophe Doré, quant à lui, travaillait en open space avec ses collaborateurs, ce qui lui permettait de leur faire mener leurs premières veilles « en conduite accompagnée ». Pour aiguiser leur vision stratégique, il les questionnait constamment : quelle information ? Pour qui, pourquoi ?
La formation est une étape-clé dans la création de votre équipe, concevez-la avec le plus grand soin.

5) Une organisation adaptée tu concevras

Le plus tôt possible, formalisez le cadre de la veille. Qui la pilote officiellement ? Quels sont les objectifs ? Le calendrier ? Le workflow ? La ligne éditoriale ? Existe-t-il une feuille de route, un document qui fasse autorité auprès de tous ? Tout cela doit être étudié et formalisé en amont, sans pour autant interdire des modifications au fil du temps. De nombreux témoignages soulignent les risques d’un manque de pilotage : redondances, publications hors ligne éditoriale, désengagement de certains veilleurs… Assurez-vous donc que vos collaborateurs se sentent à la fois libres et bien cadrés.

6) Tes collaborateurs tu responsabiliseras

Que préféreriez-vous entendre ?

a) “Alors comment dire, on a besoin un peu de savoir ce que font les concurrents directs, mais aussi quelles sont les nouvelles législations, et oui, j’oubliais, ce serait bien aussi peut-être d’avoir des éléments sur notre e-réputation et pourquoi pas éventuellement sur ce qui se fait à l’international.”
b) “Comme vous êtes 5, j’ai défini 5 périmètres de veille d’importance équivalente que vous pouvez vous répartir selon le tableau suivant.”
Comme le souligne Raphaëlle Bats, qui pilote une équipe de veille collaborative constituée d’étudiants de l’enssib, donner des rôles spécifiques aux veilleurs permet de rendre la veille plus motivante et les incite à être moins passifs. Et cela, d’autant plus que les sujets de veille correspondent à leurs centres d’intérêt… Séverine Amiaux l’a bien compris : “L’attribution des thématiques a fait l’objet d’une concertation en équipe en favorisant les sensibilités personnelles dans un objectif de motivation. Mon simple argument : On travaille mieux quand on aime bien… alors quand c’est possible, il ne faut pas s’en priver !”
La veille collaborative pilotée par Raphaëlle Bats alimente le blog IFLA LTR (Library Theory and Research), récompensé l’été dernier lors du congrès mondial des bibliothécaires.

7) La distance tu transcenderas

Ainsi que le dit Coraline Cherbit, référente Veille et Prospective à l’ARDI Rhône-Alpes, “Une communication fluide, régulière et sans non dits est très importante.” La distance d’un bureau à l’autre, qu’ils soient dans le même open space ou séparés par des centaines de kilomètres, est donc à prendre très au sérieux. Transcender cette distance suppose que l’on s’en donne les moyens et qu’on entretienne cette culture. Coraline témoigne : “Afin de consolider l’équipe qui est dispersée d’un point de vue géographique, un certain nombre de moyens ont été mis en place pour renforcer les équipes : plateforme collaborative, agendas partagés, réunions régulières, déplacements réguliers sur Lyon ou le Bourget dans le cadre de formations, réunions ou simplement travail simultané, outils de veille partagé avec l’ensemble de l’équipe. Des appels quasi quotidiens et de nombreux mails sont également échangés, de manière non prévue mais systématique dès qu’une question survient, sans se freiner.”

8) Souvent, le contexte tu rappelleras

Le pilotage est bien calé, les routines de veille bien intégrées, les veilleurs parfaitement opérationnels. Pour entretenir leur motivation aussi bien que pour les aider à mieux cibler leur veille, n’hésitez pas à rappeler régulièrement pour qui la veille est faite. Le destinataire final n’est pas toujours bien identifié par les différents acteurs, or “Se souvenir qu’on le fait pour d’autres que pour soi est un facteur de motivation”, remarque Raphaëlle Bats.

9) Des résultats tu communiqueras

je leur faisais parfois parvenir (et ils pouvaient les consulter eux-mêmes) les statistiques de consultation de leurs articles sur le blog. C’était motivant pour eux de voir qu’une centaine, voire plus, de lecteurs avaient consulté leurs infos. Vous obtenez de bons retours sur votre veille collaborative ? Que ce soit un tweet, des métriques de fréquentation ou un compliment oral, transmettez-les à votre équipe. Adeline Lory, qui a animé une équipe de veille constituée d’étudiants en communication et médiation numérique à Dijon, recommande cette pratique :

10) Régulièrement, tu remercieras

C’est un basique, ne l’oubliez pas ! La reconnaissance est un moteur universel ; selon le philosophe Henri Comte-Sponville, le remerciement est l’un des trois piliers du management. Nombreux sont les veilleurs qui aimeraient pouvoir mettre en valeur les réussites de leur équipe. Réfléchissez donc le plus en amont possible aux moyens qui s’offrent à vous d’exprimer votre reconnaissance afin d’entretenir l’émulation.

Merci à tous les veilleurs qui ont nourri cette synthèse de leurs témoignages !